Excel 插入 PDF 全面教學：多種方法、實用技巧與常見問題解析

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適用情境與常見需求插入 PDF 的主要方法比較方法一：插入為物件（圖標）步驟詳解注意事項實務案例方法二：插入PDF為圖片適用情境操作步驟優點與限制應用舉例方法三：插入PDF超連結適用情境操作步驟優點與限制實務案例進階技巧與常見問題常見問題與解決方案進階操作實務應用案例推薦工具協助PDF與Excel整合常見FAQ插入PDF後能否直接編輯內容？插入多頁PDF時如何顯示所有頁面？為何插入PDF後Excel檔案變大？Mac版Excel是否支援插入PDF物件？插入PDF後能否設定存取權限？總結與行動建議

適用情境與常見需求

在專案管理、團隊協作或日常辦公中，經常需要將PDF檔案（如合約、報表、發票、設計圖等）整合進Excel，方便資訊彙整、資料追蹤或作為報告附件。常見需求包括：

將合約PDF附加於專案進度表，便於團隊查閱

在預算表中插入發票PDF，方便核對與審核

於會議記錄表格中附上決策文件PDF，提升資訊透明度

整合多份PDF報告於一份Excel，方便管理與歸檔

不同情境下，插入PDF的方式與呈現效果會有所不同，選擇合適的方法能提升效率與資料整合度。

插入 PDF 的主要方法比較

方法

呈現方式

優點

適用情境

限制與注意事項

插入為物件（圖標）

以圖標顯示，點擊開啟

保留原始PDF檔案，便於存取與分享

需保留完整PDF內容供查閱時

僅顯示圖標，無法預覽內容

插入為圖片

直接顯示PDF內容

可直接在Excel中瀏覽PDF畫面

需展示PDF內容於報表或簡報時

僅為圖片，無法編輯或點擊開啟原檔

插入超連結

文字/圖示連結

不佔用Excel檔案空間，適合大型或外部PDF檔案

檔案較大、需連結雲端或本地PDF時

需確保連結路徑正確，外部檔案易遺失

根據實際需求選擇合適方式，能兼顧檔案大小、內容呈現與協作便利性。

方法一：插入為物件（圖標）

步驟詳解

開啟Excel檔案，選擇插入位置

於欲插入PDF的工作表與儲存格點擊定位。

進入「插入」選項卡

點擊功能區上的「插入」。

選擇「物件」

在「文字」群組中點擊「物件」按鈕。

設定物件類型

在彈出視窗選擇「由檔案建立」標籤，點擊「瀏覽」選擇PDF檔案。

勾選「顯示為圖標」並插入

建議勾選「顯示為圖標」，點擊「確定」，PDF即以圖標形式插入。

調整圖標位置與大小

拖曳圖標至合適位置，必要時調整大小。

注意事項

不同Excel版本差異

Windows版Excel 2010以後皆支援此功能，Mac版部分舊版不支援插入物件，建議確認版本。

PDF內容無法直接預覽

插入後僅顯示圖標，需點擊開啟外部PDF閱讀器。

檔案大小影響Excel儲存容量

大型PDF會讓Excel檔案變大，建議僅插入必要文件。

實務案例

某專案經理將合約PDF以圖標插入專案進度表，團隊成員可直接點擊查閱，提升文件管理效率。

方法二：插入PDF為圖片

適用情境

當需直接在Excel表格中展示PDF內容（如發票、簽名頁、設計圖等），可先將PDF轉為圖片再插入。

操作步驟

將PDF轉為圖片格式

可利用線上工具（如pdfFiller、Smallpdf）或PDF閱讀器的「另存為圖片」功能，將所需頁面轉為PNG/JPG。

於Excel插入圖片

點擊「插入」>「圖片」，選擇轉換後的圖片檔案。

調整圖片大小與位置

拖曳調整至合適位置，確保內容清晰可辨。

優點與限制

可直接預覽PDF內容，適合簡報或報告

僅為圖片，無法點擊開啟原始PDF或編輯內容

多頁PDF需分別轉換並插入

應用舉例

財務人員將發票PDF轉為圖片插入費用報表，主管可一目瞭然審核明細。

方法三：插入PDF超連結

適用情境

當PDF檔案較大、需存放於雲端或本地資料夾時，可於Excel建立超連結，節省檔案空間並方便協作。

操作步驟

將PDF放置於雲端（如Google Drive、OneDrive）或本地資料夾

於Excel選取儲存格或圖示，右鍵選擇「超連結」

輸入PDF檔案的路徑或雲端分享連結

確認連結可正常開啟

優點與限制

不增加Excel檔案容量

適合多人協作、跨部門存取

需確保連結路徑不變動，否則易失效

實務案例

團隊協作時，將會議記錄PDF存於Google Drive，於Excel會議紀錄表建立超連結，方便成員隨時查閱。

進階技巧與常見問題

常見問題與解決方案

PDF插入後無法開啟

請確認電腦已安裝PDF閱讀器，且PDF檔案未損壞。

找不到「物件」選項

可能因Excel版本過舊，建議升級至新版。

插入後僅顯示圖標，無法預覽內容

屬正常現象，建議轉為圖片插入或使用超連結方式。

檔案過大導致Excel變慢

建議僅插入必要頁面，或改用超連結方式。

PDF內容格式錯亂

轉為圖片插入可避免格式跑版問題。

插入多頁PDF

需將每頁分別轉為圖片或分多次插入物件。

進階操作

移動、刪除、複製PDF物件

點選圖標後可自由拖曳、按Delete刪除，或Ctrl+C/V複製。

安全性與權限

插入PDF僅為檔案附加，無法直接限制存取權限，建議敏感文件仍控管原始檔案權限。

實務應用案例

專案管理：將專案合約、需求文件PDF插入進度追蹤表，方便專案成員隨時查閱。

團隊協作：於任務分配表中附上說明文件PDF，減少溝通誤差。

財務審核：將發票、報價單PDF轉為圖片插入報表，提升審核效率。

教育訓練：將課程教材PDF以超連結方式整合於學習進度表，便於學員自學。

推薦工具協助PDF與Excel整合

若需進行大量PDF與Excel整合，或需進階PDF處理，建議搭配專業工具：

pdfFiller：支援PDF編輯、轉檔、雲端儲存，適合需將PDF內容轉為圖片或批次處理的情境。

SignNow：適合需在Excel中管理簽署文件的團隊，支援電子簽名與PDF整合。

Monday.com：專案管理平台，支援文件整合與協作，適合需將PDF文件與任務、流程結合的團隊。

這些工具能提升PDF與Excel整合效率，並支援多種協作情境。

常見FAQ

插入PDF後能否直接編輯內容？

無法直接在Excel中編輯PDF內容，僅能開啟原始PDF進行修改。

插入多頁PDF時如何顯示所有頁面？

插入為物件時僅能顯示一個圖標，若需顯示多頁內容，建議將每頁轉為圖片分別插入。

為何插入PDF後Excel檔案變大？

因PDF檔案會嵌入Excel，建議僅插入必要文件或改用超連結。

Mac版Excel是否支援插入PDF物件？

部分舊版Mac Excel不支援此功能，建議使用新版或改用圖片/超連結方式。

插入PDF後能否設定存取權限？

Excel本身無法限制PDF物件的權限，建議於PDF檔案本身設定密碼或權限。

總結與行動建議

Excel插入PDF有多種方法，依需求可選擇插入為物件、圖片或超連結。建議評估檔案大小、內容呈現與協作需求，選用最適合的方式。若需進階PDF處理或大量文件整合，善用如pdfFiller、SignNow等專業工具，能大幅提升工作效率與團隊協作力。立即嘗試上述方法，讓Excel與PDF整合更順暢，助您專案管理與日常工作事半功倍！